Assistant(e) de direction générale (H/F)

Ville préfecture de la Haute-Savoie, Annecy se distingue par son dynamisme économique, son engagement social et sa vitalité culturelle.

La ville d’Annecy s’applique à offrir aux Annéciens et à ses visiteurs un cadre de vie agréable en restant à l’écoute des besoins évolutifs de sa population. Pour ce faire, elle mise sur les compétences et l’expertise de ses 3100 agents au service de 130 000 habitants.

Alors vous aussi, épanouissez vos compétences sur ce territoire qui compte parmi les plus attractifs de France : rejoignez la ville d'Annecy !

Le Département Solidarité Enfance Proximité de la ville d'Annecy, recherche pour son Assistant de direction générale (H/F) à temps complet.

Rattaché(e) à la Directrice Générale Adjointe des Services, vous l'accompagnez dans la gestion et l'organisation de ses activités quotidiennes, en tenant compte des agendas des élus. Vous êtes garant/e du respect des délais et du suivi des dossiers.

Vous contribuez au bon fonctionnement des séances et instances, dans le cadre de ses missions de secrétariat général.

A ce titre, vos principales missions seront de :

✓  Organiser et ajuster en permanence l'agenda, planifier les rendez-vous et déplacements du DGA en fonction des priorités et actualités des élus

✓ Préparer les réunions et les séances : suivre les calendriers et garantir les délais, rédiger les ordres du jour en concertation, assurer la prise de note, la rédaction et la diffusion des comptes rendus et relevés de décisions

✓ Assurer l'organisation matérielle et logistique des réunions et séances

✓  Préparer les dossiers quotidiens des rendez-vous de l'agenda du DGA

✓  Assurer le traitement et le suivi administratif des dossiers, réaliser la création, la saisie et la mise à jour de documents

✓  Participer à la production et réaliser la mise à jour des outils de pilotage et de suivi de l'activité

✓ Accueillir physiquement ou par téléphone, filtrer et transmettre les courriels et messages

✓  Renseigner, orienter et conseiller les interlocuteurs

✓  Organiser le classement et l'archivage des dossiers

✓ Préparer, assister et assurer le compte-rendu des commissions municipales rattachées au département

Compétences métier demandées :

-Techniques de secrétariat

-Techniques de rédaction

-Utilisation des outils informatiques usuels

-Environnement et réseaux professionnels

-Techniques et postures d'accueil

-Techniques de communication téléphonique

-Logistique évènementielle

-Méthodes de classement et d'archivage

Compétences comportementales :

-Sens du collectif

-Sens de la discrétion

-Adaptable

-Organisée

-Sens des responsabilités

-Sens de l’anticipation

-Rigoureuse

Profil souhaité :

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique, les agents contractuels peuvent se porter candidat.

Toutes nos offres sont accessibles aux personnes en situation de handicap.

-Poste de catégorie B, filière administrative au grade de rédacteur territorial

-Bac+2